Você sabe o que é NF-e, nota fiscal eletrônica ?

Seja empreendendo ou idealizando um projeto, quando se trata de negócios, são poucos os que são isentos de impostos. Toda empresa de sucesso tem um bom contador deixando suas contas em dia, evitando multas e juros. E para isto acontecer, é necessário entender como funciona a fiscalização do Governo e como deixar mais fácil toda sua gestão.

Neste post você irá entender detalhadamente o que é, para que serve, quais os benefícios e como deve ser feita a emissão. Confira!

O que é uma Nota Fiscal Eletrônica?

Em primeiro lugar, a nota fiscal eletrônica se trata de um documento digital, emitido e armazenado eletronicamente com a finalidade de fiscalizar todo serviço prestado e mercadoria circulada. Em outras palavras, ela formaliza toda venda feita e substitui uma grande quantidade de papéis que precisa para emitir manualmente.

Antes os estabelecimentos tinham que ir em gráficas, comprar blocos de papéis e ter espaço adequado para o preenchimento manual, pois além de se tratar de uma documentação jurídica, precisava também de estoque e demorava para ser emitida.

Quando surgiu ?

Foi em 2006 que através da internet a nota fiscal passou a ser eletrônica, facilitando tanto para as empresas que emitem como para a fiscalização estatal, se tratando do Governo em suas diferentes instâncias.

No início foi obrigatória somente para empresas que exerciam operações específicas, tais como IPI (Imposto sobre Produtos Industrializados) ou ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços), mas no decorrer dos anos, mais tipos de negócios se tornaram obrigatórios a emissão da NF-e, estando incluso o Simples Nacional. 

Muitos estados já são adeptos a nota fiscal eletrônica, porém devido a complexidade das leis fiscais e tributárias muitas cidades ainda não utilizam, mas a tendência é que o modelo eletrônico seja adotado de forma progressiva.

Para que serve a Nota Fiscal Eletrônica?

É utilizada como recibo e recolhimento de impostos, prezando pela segurança de todos os envolvidos, formalizando qualquer transação de venda entre vendedor, comprador e órgãos públicos. É padrão, contém dados de identificação (ex: CNPJ da empresa e CPF do comprador) e é muito conhecida por ser obrigatória em qualquer caso de troca de mercadoria.

Nos casos de negócios online, pode ser feito de forma legal e continuar crescendo digitalmente através da NF-e.

O Portal NF-e é coordenado pelo ENCAT (Encontro Nacional dos Coordenadores e Administradores Tributários Estaduais) em parceria com a Receita Federal do Brasil, e é responsável por divulgar informações sobre a nota fiscal eletrônica.

Clique aqui para saber se a sua empresa está entre as que precisam emitir!

Benefícios da nota fiscal eletrônica para a sua empresa

Imagine que você vendeu para fora do Brasil e tem que preencher manualmente uma nota fiscal… e agora?

É totalmente inviável serviços manuais e que tomam muito tempo para quem trabalha online, já que trabalhar com a internet é sinônimo de agilidade.

Facilita seu dia a dia, é a melhor maneira de manter seu negócio legalizado e ainda:

• Se acontecer de você errar em algum dado na nota manual, todo o processo terá que ser feito novamente. Já a nota fiscal eletrônica, nada disso acontece, é só cancelar e digitar novamente. Em minutos você faz isso;
• Diminui custos e gastos de aquisição, impressão e armazenamento de papéis com as gráficas;
• Diminui a quantidade de lixo por conta do descarte dos materiais, já que toda a gestão será digital;
• Reduz o impacto ambiental devido ao consumo de diversos tipos de papéis impressos;
• Dobra a produtividade: você pode automatizar as emissões;
• Todos os documentos irão para avaliação e serão validados com mais rapidez. Melhorando também a credibilidade, segurança e confiança nos processos fiscais pela internet;
• Sua equipe de trabalho não ficará exausta fazendo a mesma atividade repetitiva;
• Diminuição de caminhões nas ruas, já que não precisará de retirada;
• Incentivo ao mercado tecnológico e avanço do uso digital nos meios administrativos e contábeis;

Tipos de NF-e

Acima de tudo, antes de fazer o seu cadastro fiscal no Governo, é necessário saber qual tipo de nota fiscal eletrônica sua empresa precisa emitir, e basta se perguntar: o que eu preciso formalizar?

• Consumidor ou NFC-e: documento fiscal eletrônico muito utilizado por varejistas e emitido para o consumidor final. Pode ter um espelho impresso caso o cliente peça, o que chamamos de DANFE, e é uma modalidade de acordo com as propostas da SPED fiscal;
• Produto ou NF-e: para mercadorias e bens. Ex: compra, venda, importação, exportação, devolução, lote, remessa, pedido;
• Serviço ou NFS-e: o órgão de emissão responsável é o RPS (Recibo Provisório de Serviço) e tem função de registrar prestação de serviços. Ex: você foi a uma loja de construção comprar uma tinta, ao ser atendido recebeu a informação que eles também oferecem serviços de pintura e contratou. Neste caso será emitido uma NF-e e uma NFS-e, pois você comprou um produto e contratou um serviço;

Antes de entrarmos no Cadastro Fiscal, vale reforçar:

1. Nota Fiscal Eletrônica é um documento digital com a finalidade de formalizar/fiscalizar e surgiu em 2006 para substituir a nota fiscal manual;
2. Ela serve para formalizar qualquer tipo de transação entre vendedor, comprador e órgãos públicos e é utilizada para recibo e recolhimento de impostos;
3. Além dos benefícios ambientais, é uma forma de legalizar seu negócio e melhorar a produtividade da sua empresa.

Cadastro Fiscal no Governo

Além de saber em qual enquadramento sua empresa está e qual nota fiscal irá usar, é necessário um certificado digital, validação jurídica e cadastro na Secretaria da Fazenda. E este passo é muito importante, para isso conte com um contador especializado.

Se você já tentou sozinho cuidar da sua empresa, gerir funcionários e cuidar das atividades contábeis, sabe da necessidade de um bom escritório contábil para te ajudar.

Contudo, um bom contador irá administrar a área contábil, fiscal e trabalhista. Além de cuidar de todo processo de legalização, impostos de renda e planejamento tributário da sua empresa.

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