Como contabilizar a Folha de Pagamento em 8 passos

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Como contabilizar a Folha de Pagamento em 8 passos

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Mesmo fazendo parte da rotina das empresas, os detalhes podem se tornar uma pedra no sapato quando o assunto é como contabilizar uma Folha de Pagamento.

Folha de Pagamento é o nome dado a uma lista de remuneração paga ao funcionário, é um documento organizado pela empresa mensalmente, onde todos os dados trabalhistas se transformam em dados contábeis.

O artigo 464 da CLT e o artigo 225 do Decreto 3048/1999 encarrega a empresa de preparar um recibo/folha de pagamento, portanto se trata de um documento obrigatório e muito importante, tanto para o colaborador como para a empresa em termos legais.

Com toda a certeza, é indispensável que a equipe seja formada por profissionais conhecedores da Lei e que tenham noções de matemática financeira para a contabilização deste documento. Por isso, listamos 8 passos sobre como contabilizar uma Folha de Pagamento. Confira!

A Lei na Folha de Pagamento

A Folha de Pagamento é como se fosse um histórico do que o funcionário tem que receber por direito, e tem função fiscal, contábil e operacional.

Neste documento contém o valor sem descontos, que chamamos de salário bruto e o valor com descontos, que chamamos de salário líquido.

O artigo 225 do Decreto 3048/1999 prevê essa obrigatoriedade perante a Lei e nos incisos I e II detalha como contabilizar uma Folha de Pagamento:

Art. 225. A empresa é também obrigada a:

I - Preparar folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos;

II - Lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade, de forma discriminada, os fatos geradores de todas as contribuições, o montante das quantias descontadas, as contribuições da empresa e os totais recolhidos;

A importância da Folha de Pagamento para o funcionário

É essencial na vida do profissional e é a forma de comprovar sua renda em financiamentos de veículos, imóveis e abertura de créditos em lojas.

Também, é essencial no pedido de aposentadoria, comprovando também o pagamento do INSS.

A importância da Folha de Pagamento para a empresa

É indispensável para a vida do profissional e mais importante ainda para a empresa, já que se trata de um documento fiscal, contábil e operacional.

Sem dúvida, o que comprova o recolhimento de impostos, INSS, pagamento do salário, benefícios e verbas trabalhistas é este documento, a Folha de Pagamento.

Portanto, todo esse controle financeiro, de seu próprio caixa, tem total influência sobre como contabilizar uma Folha de Pagamento. Ter facilidade nessa rotina preserva o capital da empresa, evitando processos trabalhistas com multas e indenizações.

Informações obrigatórias da Folha de Pagamento

Essa rotina administrativa do Departamento Pessoal requer muita atenção, devido aos seus inúmeros detalhes.

como contabilizar folha de pagamento

Listamos aqui as informações necessárias para contabilizar uma Folha de Pagamento, conheça algumas delas abaixo:

  • Dados do empregado;
  • Valor de horas extras e adiantamentos;
  • Dados do empregador (cargo e função);
  • Valor bruto do salário;
  • Descontos (INSS, FGTS, VR, VT, entre outros);
  • Número de dias trabalhados;
  • Valor líquido do salário.

Além disso, não existe uma padronização em relação ao modelo da Folha de Pagamento, somente informações obrigatórias. No mercado existem dois tipos: modelo online e modelo impresso.

Passo a passo de como contabilizar uma Folha de Pagamento

É preciso muita atenção ao contabilizar uma Folha de Pagamento, pois se conter erros, pode originar problemas trabalhistas.

Confira o passo a passo abaixo:

  1. Escolha o modelo ideal para a empresa;
  2. Tenha controle sobre as admissões e demissões;
  3. Defina a categoria do empregado;
  4. Calcule horas trabalhadas, horas extras e adicionais;
  5. Conheça encargos e descontos;
  6. Coloque o FGTS;
  7. Separe salário bruto do salário líquido;
  8. Contrate uma Empresa de Contabilidade.

1. Escolha o modelo ideal para a empresa

Não existe um modelo padrão mas existe a melhor opção para a sua empresa. Muitas ainda usam o modelo manual, que requer mais atenção ainda e tem maiores chances de erros.

O processo fica mais lento ainda se a demanda de funcionários for grande. Afinal, a estratégia é automatizar essa função.

Portanto, automatizar esse processo armazena com maior segurança e facilita o acesso a todos os documentos. Além disso, facilita também a distribuição da Folha de Pagamento, podendo ser online e até mesmo pelo WhatsApp.

2. Tenha controle sobre as admissões e demissões

Por incrível que pareça, muitas empresas não se organizam corretamente e até mesmo acabam pagando benefícios a pessoas que não estão mais no quadro de funcionários.

Toda empresa deve ter controle mensal de todas as entradas e saídas. O descontrole pode resultar, por exemplo, em esquecer de colocar um novo funcionário no quadro e atrasar seu salário, gerando descontentamento e interferindo em seu rendimento.

Por isso, antes de pensar em como contabilizar uma Folha de Pagamento, tenha controle mensal sobre todas as entradas e saídas da sua empresa.

3. Defina a categoria de cada empregado

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Um dos primeiros passos antes de contabilizar uma Folha de Pagamento é definir a categoria e cargo do funcionário.

Porque dependendo da área e da função, as bases de cálculos e descontos são diferentes de folha para folha.

4. Calcule horas trabalhadas, horas extras e adicionais

Além de calcular as horas trabalhadas, horas extras e adicionais, calcule faltas, atrasos e ausências que não foram justificadas.

Automatizar a marcação de ponto facilita toda essa contabilidade. Também tem como definir quais horários entram como adicionais no salário.

Por fim, tudo precisa estar bem detalhado na Folha de Pagamento.

5. Conheça encargos e descontos

É necessário conhecer e se atentar aos Encargos Sociais e impostos a serem descontados na Folha de Pagamento:

Sendo assim, todo desconto legal deve constar na Folha de Pagamento.

6. Coloque o FGTS

O Fundo de Garantia do Tempo de Serviço (FGTS) tem como objetivo a proteção do trabalhador demitido sem justa causa, mediante a abertura de uma conta vinculada ao contrato de trabalho.

A empresa mensalmente realiza um depósito de 8% do salário do funcionário, que não é descontada da sua conta. Conquanto, é de total responsabilidade do empregador de fazer esse depósito.

O FGTS pode ser utilizado não somente em casos de demissão de justa causa, mas também em casos de doenças graves, desastres naturais e compra de imóveis.

Sobretudo, mesmo não sendo descontado em folha, deve constar na Folha de Pagamento para quando o trabalhador precisar.

7. Separe salário bruto do salário líquido

Ter a noção de como contabilizar a Folha de Pagamento também está em saber separar o salário líquido do salário bruto.

O salário bruto é o valor sem descontos: sem INSS e sem VT, por exemplo.

Em contrapartida, o salário líquido é o valor que o funcionário terá direito a receber, já com todos os descontos em Folha.

Assim, sem esta separação é impossível a empresa saber quais descontos fazer, o que pode gerar pagamentos indevidos, para mais ou para menos.

Nesse sentido, não deixe de especificar bem na Folha de Pagamento todos os descontos e a separação do salário bruto do salário líquido.

8. Contrate uma Empresa de Contabilidade

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Saber como contabilizar uma Folha de Pagamento é muito importante e pode ser uma tarefa difícil. Certamente demanda tempo, especialidade e conhecimento na área.

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